Menjadi Great Manager

Karyawan yang terlibat (engaged) dengan pekerjaannya itu, menurut Marcus Busckingham dalam bukunya First Break All the Rules, karena dikelola oleh seorang Great Manager.

Dalam meningkatkan keterlibatan karyawan, si Great Manager ini, selain memilih karyawan dan menempatkannya sesuai bakat si karyawan, juga mengelola tim kerjanya dengan selalu memperhatikan aspek-aspek tertentu, yang kemudian dikenal 12 aspek dalam Survey Q12, yang melalui penelitian panjang Gallup, terbukti memiliki korelasi langsung dengan kinerja tim.

Berikut ini tips – bukan aturan baku – yang bersumber dari 12 aspek Survei Q12, yang bisa dijadikan inspirasi bagi Manager dalam mengembangkan engagement di tim kerja.

Menyediakan Peralatan Kerja yang Memadai
(Q2-peralatan kerja memadai)

• Tanyakan anggota tim ”apakah sudah memilki peralatan yang dibutuhkan dalam bekerja?”
• Ajak anggota tim untuk ikut memilih peralatan kerja yang tepat.
• Minta anggota tim untuk bertanggung jawab menjaga dan merawat peralatan kerja.
• Buat informasi tertulis tentang bagaimana mendapatkan peralatan yang dibutuhkan.
• Ajak anggota tim bersama-sama melakukan invetarisasi perlengkapan tim setiap kuartal atau setiap tengah tahun.

Membuat Anggota Tim Bekerja dengan Baik dan Benar
(Q3-melakukan yang terbaik; Q9-komit atas kualitas hasil kerja; Q8-Misi dan tujuan perusahaan)

• Lakukan cross training antar anggota tim, sehingga mengetahui pekerjaan teman kerjanya.
• Minta anggota tim yang memiliki bakat memimpin untuk memimpin meeting reguler tim.
• Berikan keleluasaan bagi anggota tim membuat jadwal kerjanya sendiri untuk mencapai target individu dan tim kerja.
• Ajak anggota-anggota tim terbaik untuk berpartisipasi menyeleksi kandidat karyawan baru dan memberikan orientasi anggota tim baru.
• Ajak dan dukung kegiatan informal tim (makan siang bersama, memancing dll.)
• Tanyakan anggota tim untuk mengerjakan apakah ia menerima gaji setiap bulannya? Cari tahu apa makna bekerja bagi dirinya. Lakukan rotasi kerja bila memungkinkan.
• Edarkan ’Tips Bulan Ini’ disaat melakukan perubahan cara kerja.

Memberikan Pujian dan Penghargaan
(Q4-pujian 7 hari terakhir)

• Cari tahu jenis penghargaan seperti apa yang diharapkan dari masing-masing anggota tim.
• Gunakan media yang ada (e-mail, meeting regular) untuk menyampaikan pujian dan penghargaan secara terbuka atas suatu hasil kerja yang baik.
• Dorong anggota tim untuk saling memberi penghargaan satu dengan lainnya.
• Mintakan masing-masing anggota tim memberi pendapat mengenai saat-saat ia merasa terbantu oleh teman kerjanya.
• Tuliskan – dengan tulisan tangan anda sendiri – kartu ucapan terima kasih untuk hasil kerja terbaik yang dilakukan anggota tim.
• Nominasikan staff anda yang berkualitas ke program-program penghargaan yang ada (misalnya PD’s Award)
• Luangkan waktu yang lebih banyak untuk coach/pembinaan bagi staf terbaik anda. Jelaskan ke staf arti penting coaching agar ia semakin mencapai hasil kerja maksimalnya.
• Ajak tim kerja anda untuk membuat sendiri cara penghargaan tim yang unik, khas dan berbeda dengan tim lainnya.

Membangun Hubungan Kerja Antar Anggota Tim
(Q5-peduli terhadap saya; Q10- memiliki sahabat)

• Sapa setiap anggota tim kerja anda sebanyak mungkin, agar mereka tidak ‘sungkan’ meminta bantuan anda.
• Coba untuk mengingat setiap nama dari anggota tim kerja. Lebih baik lagi bila anda juga mengingat hal-hal personal mereka, sepeti tanggal lahir, nama pasangan, jumlah anak dlsb.
• Lakukan aktivitas team building pada berbagai kesempatan bersama yang anda miliki.
• Buat acara makan bersama dengan seluruh anggota tim, tanpa terkecuali.
• Perbanyak kehadiran langsung anda di tengah-tengah seluruh anggota tim, pastikan mereka mengetahui bahwa anda juga manusia biasa seperti mereka.
• Ajak anggota tim untuk bersosialisasi dengan teman kerja di luar tim kerja (misalnya dengan mendorong ikut klub karyawan)
• Buat daftar profil anggota tim yang dapat dilihat seluruh anmggota tim, yang berisikan mulai dari tanggal lahir, makanan kegemaran, hoby dan lainnya yang bersifat personal, agar seluruh anggota tim saling mengetahui dan mengenal teman kerjanya.

Mengembangkan Karir Anggota Tim
(Q11-Mendorong pengembangan diri; Q12-kesempatan belajar dan berkembang)

• Jadwalkan pertemuan satu per satu dengan seluruh anggota tim kerja. Tantang mereka untuk mencapai target kerjanya, monitor perjalanan pencapaiannya dan berikan bantuan bila ia memerlukannya.
• Berikan waktu kepada staf untuk melakukan riset, kemudian mintakan staf tersebut mempresentasikan hasil risetnya.
• Minta kepada staff terbaik anda untuk membawakan materi pengenalan tentang produk baru, prosedur baru dan sejenisnya.
• Buatkan daftar keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan tim kerja anda. Ajak tim kerja menguasainya.
• Delegasikan proyek maupun tugas kepada staf terbaik anda, beri kesempatan untuk mengembangkan kemampuan dirinya.
• Bila dimungkinkan, libatkan sebanyak mungkin anggota tim kerja dalam melakukan perencanaan kerja, jadwal kerja, serta pengambilan keputusan-keputusan bersama.
• Bila dimungkinkan, sesekali ajak atasan anda untuk ikut dalam meeting regular tim kerja anda.

Berkomunikasi
(Q1-tahu yang diharapkan dari saya; Q7-Pendapat saya dihargai; Q6-berbicara mengenai kemajuan kerja saya)

• Selalu konsisten dalam menjelaskan arti employee engagement, Survei Q12, pentingnya IMPACT Plan bagi tim.
• Pastikan anda menjalankan pertemuan regular, baik formal maupun informal sedikitnya 15 menit per minggunya.
• Pastikan setiap anggota tim dapat mengakses informasi-informasi mengenai internal memorandum, pengumuman melaui email dan kebijakan/prosedur
• Pastikan bahwa kekecewaan anda atas hasil kerja yang kurang baik tertuju tepat hanya kepada mereka yang bekerja kurang baik. Hindari memberikan umpan balik secara umum atas hasil kerja yang kurang baik kepada seluruh tim.
• Sampaikan hasil-hasil yang telah dicapai oleh tim secara periodik.
• Padamkan issue, gosip dan kasak-kusuk yang tidak benar di tim kerja anda, dengan menyampaikan fakta sesungguhnya. Jangan biarkan issue tersebut membesar dan menjadi ‘kebenaran’.
• Dengarkan secara aktif staff anda. Jangan berasumsi mengenai arti atau makna pembicaraan staf anda, tanyakan maksudnya.
• Sampaikan ekspektasi anda terhadap suatu tugas atau pekerjaan, dan sampaikan pula progress pencapaiannya.
• Selenggarakan forum yang khusus untuk memberikan kesempatan tim kerja menyampaikan uneg-uneg mereka.